Les Hôpitaux civils de Colmar sont soucieux de la protection des données personnelles des usagers, partenaires et salariés de l'établissement, et de toute personne accédant à son Site internet.
La présente politique de protection des données personnelles et cookies a pour objectif de vous informer :
• Des objectifs poursuivis par les traitements de données (finalités) ;
• Des types de données personnelles que nous collectons vous concernant ;
• Sur la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées ;
• Des conditions et modalités d'utilisation de vos données personnelles et de vos droits à cet égard, dans le respect de la législation européenne et française applicable aux Hôpitaux Civils de Colmar.
Elle est régulièrement actualisée.
Si vous êtes usager de l'établissement, des données personnelles sont recueillies lors de la création de votre dossier administratif et au cours de votre parcours dans les différents services de l'hôpital (passages aux urgences, consultation ou hospitalisation, actes réalisés en externe), ou dans le cadre de votre admission et de votre séjour en EHPAD.
Si vous êtes salarié de l'établissement, des données personnelles sont recueillies lors de votre recrutement, de vos activités professionnelles et tout au long de votre carrière.
Si vous êtes professionnel de santé, extérieur à l'établissement, et que vous participez à la prise en charge des patients, vos coordonnées professionnelles sont utilisées pour nos échanges relatifs à la prise en charge des patients.
Si vous êtes partenaire des Hôpitaux Civils de Colmar (fournisseur, client, établissement de santé ...), des données personnelles peuvent être recueillies dans le cadre de la constitution et de la réalisation des contrats et conventions établis entre vous et l'établissement.
Toutes les opérations sur vos données personnelles sont réalisées dans le respect des réglementations en vigueur et notamment du Règlement n°2016/679, dit règlement général sur la protection des données (« RGPD »), la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et de toute législation nationale applicable à la protection des données.
Si vous êtes en désaccord avec les termes de la présente politique, vous êtes libre de ne pas fournir de données à caractère personnel. Vous êtes néanmoins averti que la communication de certaines de ces données conditionne l'accès aux prises en charge, à l'exécution des contrats ou à la réalisation des services, et qu'en l'absence de cette communication la réalisation de ces actions peut en être compromise.
1. De quoi parle-t-on ?
Les termes suivants auront la signification suivante :
• Une « Donnée à caractère personnel » désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement.
• Un « Traitement de données à caractère personnel » désigne une opération, ou ensemble d'opérations, portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement organisation, conservation adaptation, modification, extraction consultation, utilisation, communication par transmission ou diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement).
• Le « Responsable du traitement » est la personne morale ou physique qui détermine les finalités et les moyens d'un traitement, c'est à dire l'objectif et la façon de le réaliser. En pratique et en général, il s'agit de l'organisme privé ou public, incarné par son représentant légal.
• Un « Sous-traitant » désigne la personne physique ou morale ou tout autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Sont inclus les prestataires accédant aux données traitées par l'établissement : prestataires de service informatique (hébergement de données, maintenance), sociétés de sécurité informatique, intégrateurs de logiciels, fournisseurs de dispositifs médicaux (formation, maintenance) ...
• Un « Tiers autorisé » désigne l'autorité publique, le service ou l'organisme qui peut accéder à certaines données contenues dans des fichiers publics ou privés parce qu'une loi l'y autorise expressément.
2. Qui est le responsable du traitement de mes données personnelles ?
Le responsable de traitement est : les Hôpitaux Civils de Colmar, 39 avenue de la Liberté 68000 - COLMAR.
Le représentant légal est M. SCHERRER Jean-Michel, directeur de l'établissement.
Le délégué à la protection des données personnelles est M. STANUS Daniel.
3. Quelles catégories de données personnelles me concernant traitez-vous ?
De manière générale, les Hôpitaux Civils de Colmar collectent vos données personnelles dans le cadre de l'exercice de ses missions de service public. Les Hôpitaux Civils de Colmar ont notamment une mission générale d'hospitalisation, de prise en charge médicale et d'aide médicale urgente conformément aux dispositions du Code de la Santé publique, et d'hébergement conformément au code de l'action sociale et des familles.
Les données des usagers ne sont pas collectées à travers le Site internet des Hôpitaux Civils de Colmar mais le seront en cas de prise de contact avec l'établissement ou de sollicitation de ses services.
En tant qu'employeur, les Hôpitaux Civils de Colmar traitent des données personnelles des salariés dans le cadre de la gestion du personnel et de l'organisation du travail.
3.1 Les données personnelles susceptibles d'être collectées auprès des usagers de l'hôpital et des résidents en EHPAD sont principalement :
• Dossier administratif et médical : en cas de consultations ou d'actes réalisés en externe, d'admission en séjours hospitaliers ou en EHPAD, d'accueil aux urgences, de prise en charge au service maternité ou au centre d'addictologie un dossier administratif et médical sera constitué, comportant les éléments suivants.
• Données d'identification et de contact : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, numéro de téléphone, adresse de courrier électronique, coordonnées du représentant légal ;
• Documents permettant votre identification et votre prise en charge : carte d'identité, carte de mutuelle, carte vitale, carte de séjour, extrait de naissance ...
• Le document d'identité que vous aurez présenté sera copié électroniquement et conservé dans votre dossier administratif ;
• Données relatives à la vie personnelle : situation familiale et matrimoniale dans le cadre d'un suivi social, habitudes de vie, habitudes de consommation alimentaire, consommation de drogues, pratique sportive ... ;
• Données relatives à l'état de santé : données de santé, actes médicaux réalisés durant la prise en charge, antécédents médicaux, arrêts maladies, diagnostics, maladies, pathologies, numéro d'identification du patient, imagerie médicale, photographies et vidéos de nature médicale notamment dans le cadre de la dermatologie, de la chirurgie esthétique et des interventions en bloc opératoire ;
• Photographie d'identité : dans certains services afin de faciliter votre accueil et le traitement de votre dossier, une photographie d'identité peut être intégrée dans votre dossier médical, avec votre consentement.
3.2 Pour le personnel hospitalier :
• Données relatives à la vie professionnelle, en vue du recrutement : CV ; dossier de candidature, scolarité, formation, situation professionnelle, nom de l'employeur, emplois précédemment occupés, projet professionnel, coordonnées, données d'identification (nom, prénom ...) ;
• Données d'identification et de contact : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, numéro de téléphone, adresse de courrier électronique ... ;
• Le document d'identité que vous aurez fourni sera photocopié et conservé dans votre dossier administratif ;
• Données relatives au contrat de travail, à la gestion du parcours professionnel : grade, fonction, éléments de rémunération, évaluations ... ;
• Données nécessaires à l'organisation du travail : communication dans le cadre des gardes et astreintes et de la gestion des tableaux de présence, communication interne ... ;
• Données relatives aux activités professionnelles : informations en vue de la communication institutionnelle (projets, réalisations ...) auprès du personnel, du public et des partenaires.
3.3 Dans le cadre des contrats et conventions avec des partenaires :
• Données relatives aux contacts et aux intervenants : coordonnées professionnelles, agréments.
3.4 Dans le cadre de la vidéo protection :
Votre image est susceptible d'être enregistrée par nos caméras de vidéo-protection installées sur les Sites des Hôpitaux Civils de Colmar à des fins de protection des personnes et des biens.
La base juridique de ce traitement repose sur l'intérêt légitime des Hôpitaux Civils de Colmar à assurer cette protection tant vis-à-vis de ses usagers que de son personnel.
Les images sont visibles par les agents de sécurité des Hôpitaux, formés à cet effet, qui procèdent à une simple visualisation des images en temps réel mais ne disposent d'aucun moyen pour consulter, enregistrer ou traiter ces images.
Les images sont enregistrées sur des serveurs sécurisés accessibles à un nombre restreint de personnes habilités et dûment identifiés au sein des Hôpitaux.
Les images seront conservées pour une durée totale n'excédant pas un mois.
Vos données personnelles sont susceptibles d'être transmises à police, gendarmerie, forces de l'ordre sur réquisition judiciaire ou lors de la constatation d'une infraction, d'un délit.
4. Pour quelles finalités traitez-vous mes données ?
De manière générale, les Hôpitaux de Colmar collectent et utilisent vos données personnelles pour mettre en œuvre les services et compétences propres à un établissement public de santé et à un EHPAD.
La collecte et le traitement des informations vous concernant répondent à une ou plusieurs finalités, notamment celles listées ci-dessous.
4.1 Pour l'hôpital :
• Gérer les demandes d'informations, prise de contact ;
• Assurer la communication avec les patients, et les rappels de rendez-vous par SMS ;
• Assurer l'identification des patients tout au long de leur prise en charge (consultations, prévention, actes diagnostiques et thérapeutiques, hospitalisations) ;
• Assurer la prise en charge des patients dans leur parcours de soins (consultations, actes diagnostiques et thérapeutiques, hospitalisations) ;
• Assurer la prise en charge des parturientes au service maternité ;
• Assurer la prise en charge des patients dans des programmes d'éducation thérapeutique ;
• Assurer la réalisation d'actes de chirurgie esthétique ;
• Garantir la continuité des soins (UCA, appel du lendemain, communications avec les professionnels de ville), conformément aux obligations légales qui incombent aux Hôpitaux ;
• Assurer la sécurité, le suivi et la qualité des prises en charge ;
• Assurer la prise en charge sociale des personnes si besoin ;
• Assurer l'ensemble des missions de vigilance (matériovigilance, addictovigilance, biovigilance, hémovigilance, pharmacovigilance, radio vigilance, réactovigilance, AMP vigilance) ;
• Réaliser les enquêtes relatives à la qualité et aux risques liés aux soins (indicateurs de la qualité et de la sécurité des soins, enquête de satisfaction, certification HAS, enquêtes Santé Publique France ...), conformément aux obligations légales ou à l'exercice de la mission d'intérêt public qui incombent aux hôpitaux ;
• Transmettre les informations requises par la mise à jour de l'Espace Numérique en Santé du patient, par les réseaux de coordination des parcours de soins et par différents registres de données en santé, conformément aux obligations légales ou à l'exercice de la mission d'intérêt public qui incombent aux hôpitaux ;
• Transmettre les informations requises par différents organismes en vue de l'analyse et du contrôle de l'activité, conformément aux obligations légales qui s'imposent aux établissements de santé ;
• Transmettre les informations nécessaires à la facturation des soins aux différents débiteurs, organismes (Assurance Maladie, organismes d'assurance complémentaire en santé), ou personnes ;
• Assurer la formation du personnel médical (sur la base de données pseudonymisée, ou avec votre consentement) ;
• A des fins de recherche clinique, de recherche rétrospective, d'évaluation ou d'analyse des pratiques nécessaires à l'amélioration de la prise en charge des patients et permettant d'obtenir de meilleures connaissances pour la prévention, le dépistage et les soins prodigués, conformément à la mission d'intérêt public des établissements de santé ; dans ce cas des données et/ou des échantillons biologiques recueillis au cours de votre prise en charge, non spécifiquement pour la recherche, peuvent faire l'objet d'une réutilisation. Selon les cas, une information générale ou individuelle est délivrée concernant le traitement de données. En cas de dérogation à l'information individuelle des personnes, un dispositif spécifique d'information publique sera mis en place sur le site internet de l'établissement, pour les traitements de données concernés.
4.2 Pour l'EHPAD :
• Etudier des demandes d'admission ;
• Evaluer le niveau de dépendance, l'état de santé, et les besoins de prise en charge de la personne ;
• Déterminer le montant du financement de l'EHPAD par les différents financeurs (Collectivité européenne d'Alsace, Assurance Maladie) ;
• Assurer l'identification, l'accueil et la prise en charge des résidents tout au long de leur séjour.
4.3 Pour le personnel :
• Assurer les recrutements et la gestion du personnel hospitalier ;
• Gérer la formation du personnel ;
• Assurer l'organisation du travail (gardes et astreintes, tableaux de présence, communication interne ...) ;
• Réaliser la communication institutionnelle interne ou externe.
4.4 Pour les partenaires :
• Assurer l'exécution des contrats et conventions conformément aux conditions contractuelles.
4.5 D'une manière générale pour l'établissement :
• Gérer les plaintes et les réclamations des usagers ;
• Assurer la sécurité des personnes et des biens dans le cadre de la vidéo protection.
5. Sur quelle base légale utilisez-vous mes données personnelles ?
Les traitements reposent :
• Soit sur la nécessité d'assurer des missions de service public ;
• Soit sur la nécessité de respecter les obligations légales ou réglementaires en vigueur ;
•Soit sur le consentement des personnes concernées;
• Soit sur la mise en place et l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles ;
• Soit sur la nécessité de satisfaire aux intérêts légitimes des Hôpitaux Civils de Colmar.
6. Comment et combien de temps seront conservées mes données personnelles ?
Les Hôpitaux Civils de Colmar conserveront vos données personnelles dans un environnement sécurisé pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pendant la durée de conservation maximale prévue par la législation applicable en France.
Cette durée varie ainsi en fonction des demandes, démarches, saisines et dépend notamment des impératifs juridiques.
7. Qui peut avoir accès à mes données ?
7.1. Au sein de l'établissement
Les données à caractère personnel collectées sont à destination des services internes des Hôpitaux Civils de Colmar : personnels médicaux et soignants qui peuvent appartenir à des catégories différentes de professionnels de santé, personnels médicotechniques ou administratifs, et habilités à traiter vos données personnelles.
7.2 Accès aux données par des co-responsables de traitement
Des établissements de santé partagent éventuellement des données de santé avec les Hôpitaux Civils de Colmar, dans le cadre d'une organisation territoriale des soins et de la convergence des systèmes d'information en santé, ou dans le cadre d'une prise en charge commune des patients (AURAL pour le traitement de l'insuffisance rénale chronique).
7.3. Accès aux données par des sous-traitants
Des prestataires de service peuvent avoir accès à vos données personnelles, dans le cadre par exemple de la maintenance des applications informatiques médicales ou administratives et des matériels biomédicaux, ou de la formation du personnel à ces applications et matériels.
Dans le cas où les Hôpitaux Civils de Colmar confient les activités de traitement de données à des sous-traitants, il est fait uniquement appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de sorte que le traitement réponde aux exigences de fiabilité et de sécurité requises par la réglementation applicable et garantisse la protection des droits des personnes.
Dans le cadre des traitements effectués par les sous-traitants et leurs affiliés ou prestataires, des données personnelles peuvent être transmises vers un pays hors Union Européenne. Dans ce cas les Hôpitaux Civils de Colmar prennent toutes les mesures visant à vérifier que ces traitements sont encadrés par les mécanismes d'encadrement des transferts de données définis ou validés par la Commission Européenne ou la CNIL
7.4. Transmission de données à des tiers autorisés
Conformément à la réglementation en vigueur, vos données personnelles peuvent être transmises aux tiers autorisés par une disposition législative ou réglementaire, dans le cadre d'une mission particulière ou de l'exercice d'un droit de communication (organismes publics, autorités judiciaires, auxiliaires de justice et officiers ministériels, agence régionale de santé, médecins agissant pour des missions de contrôle).
7.5. En particulier pour les usagers de l'hôpital
Dans le cadre de votre parcours de soins des données peuvent être partagées entre les professionnels de différentes catégories faisant partie de l'équipe de soins conformément définie à l'article L. 1110- 12 du Code de la santé publique. Ces professionnels sont tous soumis au secret médical.
Ces professionnels peuvent être :
• Le personnel hospitalier des Hôpitaux de Colmar ;
• Des professionnels externes faisant partie de l'équipe de soins (exemple, professionnels de santé libéraux à qui vous confiez la réalisation des actes prescrits par un médecin de l'hôpital).
Des données peuvent également être échangées avec des professionnels de santé ne faisant pas partie de l'équipe de soins définie à l'article L. 1110-12 du Code de la santé publique :
•votre médecin traitant et le médecin qui vous a adressé aux Hôpitaux Civils de Colmar ;
•un professionnel assurant une prestation de télémédecine, sur demande de l'établissement (avec votre consentement) ;
• le médecin ou l'établissement vers lequel vous serez adressé en suite de votre prise en charge aux Hôpitaux Civils de Colmar.
Conformément à la réglementation en vigueur, dans le cadre de l'exercice de missions d'intérêt public des établissements de santé et des obligations légales s‘imposant à l'établissement, des données de santé peuvent être transmises, nominatives, pseudonymisées ou anonymisées selon les cas définis par la réglementation :
•à d'autres professionnels de l'établissement notamment à des fins de facturation, d'exercice des différentes vigilances, de recherche clinique et de recherche rétrospective ;
•à l'organisme gestionnaire de l'Espace Numérique en Santé (Assurance Maladie) ;
•à des organismes habilités, à des fins de coordination des parcours de soins de certaines catégories de patients ;
•à des organismes habilités, à des fins d'études en santé ;
•à des organismes habilités, à des fins de facturation ou de contrôles.
Des informations peuvent être transmises à des sous-traitants ou prestataires, pour la réalisation de différentes prestations en santé (laboratoires d'analyse médicale, prestataires d'équipement orthopédique ...). Dans certains cas, votre consentement est un préalable à cette transmission.
7.6. En particulier pour les usagers de l'EHPAD
Des informations peuvent être transmises à différents prestataires, pour l'organisation de certaines prestations dans le cadre de votre séjour (activités physiques ou de loisir, transports ...).
7.7. En particulier pour les salariés
Les données personnelles des salariés nécessaires sont transmises à un prestataire en charge d'établir mensuellement la paie et d'éditer les bulletins de salaire.
7.8. Destinataires des données
Dans les différents cadres exposés ci-dessus, vos données sont susceptibles d'être adressées notamment aux destinataires suivants.
Pour l'hôpital :
• Etablissements de santé, professionnels de santé (pour des prestations en santé, la continuité des soins ou la recherche);
• Assurance maladie, organismes d'assurance maladie complémentaire (pour la prise en charge financières des soins);
• Comités de vigilance de l'établissement (pour l'exercice des missions de vigilance);
• Mairies (pour les déclarations de naissance, de décès) ;
• Compagnie d'assurances (pour la gestion des demandes d'indemnisations);
• Prestataire d'équipement orthopédique.
Pour l'EHPAD :
• Organisateurs de transport ou d'animations (inscriptions nominatives).
Pour le personnel :
• Organismes habilités à recevoir des informations nominatives, notamment au regard d'une obligation légale (IRSN : suivi dosimétrique du personnel ...) ;
• GIP CPage (traitement de la paie) ;
• Caisses de retraite (pour la gestion des carrières des salariés).
8. Comment sécurisez-vous les données personnelles ?
Compte tenu de l'évolution des technologies, des coûts de mise en œuvre, de la nature des données à protéger ainsi que des risques pour les droits et libertés des personnes, les Hôpitaux Civils de Colmar mettent en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la confidentialité des données à caractère personnel collectées et traitées et un niveau de sécurité adapté au risque.
9. Comment puis-je exercer mes droits et qui dois-je contacter ?
Conformément au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel, vous disposez du droit de demander au responsable du traitement l'accès aux données à caractère personnel vous concernant, la rectification ou l'effacement de celles-ci (droit à l'oubli), la limitation du traitement de vos données personnelles et du droit à la portabilité de ces données.
Pour des motifs légitimes, vous pouvez également vous opposer au traitement des données vous concernant.
Les droits d'opposition et d'effacement ne s'appliquent pas à certains traitements encadrés par la législation ou règlementation en vigueur, notamment dans le cadre d'obligations légales s'imposant à l'établissement, ou dans le cadre de la recherche clinique lorsque l'effacement des données est susceptible de rendre impossible ou de compromettre gravement la réalisation des objectifs de la recherche.
Vous disposez également de droits complémentaires prévus par la législation nationale, tels que les directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.
Un Délégué à la Protection des Données (DPO) a été nommé au sein des Hôpitaux Civils de Colmar que vous pouvez contacter en cas de difficulté.
Pour exercer vos droits, veuillez adresser vos demandes à vos interlocuteurs dans l'établissement, ou au DPO, aux coordonnées suivantes :
• Courrier postal au Délégué à la protection des données : DPO Hôpitaux Civils de Colmar - 39 avenue de la Liberté, 68000 - COLMAR
• Courrier électronique à l'adresse dpo@ch-colmar.fr
Nous vous remercions de nous préciser votre identité (nom, prénom, adresse) ainsi que l'objet de votre demande et le(s) droit(s) dont vous entendez vous prévaloir. Pour toute demande par voie postale ou électronique, nous vous remercions de joindre une copie d'un justificatif d'identité en cours de validité.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données personnelles ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL, l'autorité de contrôle de protection des données en France.
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